Gestión de Proyectos: 10 recomendaciones para documentar tu proyecto y diferenciar los hechos de lo ficticio

Si algo en un proyecto no está documentado, no sucedió y esto aplica para todas las partes interesadas en un proyecto: dueños, administradores, contratistas, diseñadores, inspectores, entre otros. En este artículo te daremos 10 recomendaciones y buenas prácticas para tener una documentación eficiente en tu proyecto de construcción, basadas en casos reales a lo largo de nuestra experiencia y trayectoria como gestores en la dirección de proyectos.

¿Por qué es tan importante la documentación?

En la industria de la dirección de proyectos de construcción, es común encontrar proyectos que requieren mejoras en la forma en que se documenta su planificación, ejecución o cierre. Esto lleva a un desbalance en la capacidad de demostrar la realidad de lo que sucedió a lo largo del proyecto.

Por la naturaleza de la construcción, en la que se invierten grandes cantidades de dinero y se ejecutan múltiples tareas de alta complejidad, es típico encontrar diferencias de criterios o expectativas que pueden transformarse en disputas o reclamos. En esta situación, es vital contar con documentación adecuada, de manera que estas disputas puedan prevenirse o resolverse.

En muchas ocasiones, es necesario diferenciar los hechos de lo ficticio, haciéndose importante haber documentado a tiempo qué sucedió, quién estuvo enterado y cuándo estuvo enterado. Aquí es donde cobra suma importancia contar con procesos adecuados y buenas prácticas a la hora de documentar y comunicarse.

1. Procesos claros

Para mejorar la forma en que la documentación es registrada necesitas procesos claros y bien comunicados. Lo más importante, a la hora de documentar un proyecto, es establecer procesos y que los mismos sean adoptados consistentemente por todo el equipo. Esto se logra a través de in Sistema de Información para la Administración de Proyectos, o PMIS por sus siglas en inglés.

Se debe definir claramente qué documentación se archivará, dónde reposará, bajo qué estructura de categorización y qué nomenclatura de archivo se utilizará. Esto es aplicable tanto para archivos físicos como digitales.

2. Digitalización

Hoy en día, se recomienda contar con registros digitalizados de toda la documentación del proyecto y que la misma esté disponible en la nube para fácil acceso de todos los interesados, con una adecuada definición de roles y derechos de vista/edición.

3. Adecuada Nomenclatura

Una correcta nomenclatura de archivos digitales debe abarcar, como mínimo, la siguiente información: fecha de registro, tipo de registro, emisor, receptor, titulo. A continuación, un ejemplo de nomenclatura para el nombre de archivos digitales:

En este ejemplo, se ilustran algunos conceptos básicos a seguir para tener una nomenclatura adecuada:

  • Utilizar formato de fecha numérico en el orden año-mes-día. Esto facilita el ordenamiento automático de los archivos digitales dentro de un repositorio, ya que siempre podrán ser organizados cronológicamente.
  • Utilizar un listado de tipos de documentación estándar y abreviado que sea conocido por todo el equipo. Estos tipos de documentos deben ser cónsonos con las necesidades del proyecto y trabajar en conjunto con las funciones de organización (carpetas o metadata) que posee el sistema de archivo digital utilizado.
  • Abreviar en un máximo de 4 letras a los emisores y receptores involucrados en el proyecto.
  • Utilizar un título de archivo corto y conciso, pero con suficiente información para distinguir entre documentos similares.
  • Recomendamos no utilizar tildes ni caracteres especiales, ya que algunos sistemas de información no las reconocen adecuadamente.
  • La cantidad de caracteres en el nombre de los archivos debe limitarse, recomendamos no utilizar más de 75 caracteres incluyendo los espacios. Nombres de archivo muy extensos pueden crear problemas en caso de una estructura de carpetas, ya que los sistemas operativos permiten una cantidad limitada de caracteres incluyendo toda la ruta.

4. Documenta de forma contemporánea

Documentar en corto plazo, o inmediatamente luego de que ocurre un evento, facilita inmensamente la recopilación de información, el análisis y la interpretación. El análisis forense de reclamos -es decir, habiendo pasado tiempo significativo desde el evento- es complicado y extenuante. Es muy común encontrar que, aunque el hecho y su responsabilidad fueron claros en su momento, la información se pierde y no es posible demostrarlo. Adicionalmente, existen contratos en los que se requiere una notificación escrita en un tiempo perentorio para que un reclamo sea considerado o, de lo contrario, se califica el reclamo como extemporáneo y no procedente.

5. Prevenir en vez de reaccionar

Se recomienda que el enfoque de gestión de documentación sea preventivo, es decir, se documente y comunique todo lo apropiado de manera sistemática con procesos claramente definidos. De esta forma, en muchas ocasiones se logra evitar que un tema de proyecto llegue a convertirse en una disputa y se logra una ejecución más fluida del proyecto.

6. Documentar las comunicaciones verbales

Establecer protocolos de creación, distribución y aprobación de minutas de manera expedita. Realizar este proceso de forma extemporánea crea enormes dificultades y puede ser una fuente de disputas en sí, por lo que el proceso completo debe realizarse a la brevedad posible. Además de las minutas de reunión, las comunicaciones verbales importantes deben ser plasmadas por escrito inmediatamente. Si no está escrito, no existe.

7. Escribir en tono neutral

Es importante eliminar criterios subjetivos, emociones y temas personales en las comunicaciones de un proyecto. Utilizarlos puede llegar a ser extremadamente contra-producente y traer más disputas de las necesarias en un proyecto y generar pérdidas tanto monetarias como de tiempo en un proyecto. Ser conciso, apegarse a los hechos, evitar amenazas innecesarias y evitar lenguaje no apropiado son recomendaciones básicas a la hora de redactar. Recordar que la correcta ejecución del proyecto es el objetivo primordial de todos los interesados y debe ser el norte a la hora de tomar decisiones.

8. Potenciar la información existente

La información incluida en los reportes diarios de obra es de gran importancia a la hora de dilucidar los hechos y establecer responsabilidades. Esta información debe estar lo más completa posible con datos generales, condiciones climáticas, trabajo ejecutado, personal, equipos y materiales en sitio, fotografías detalladas, entre otros. Para que sea efectiva, toda esta información debe ser captada y procesada como DATA digital, no como un registro físico de obra. De esta forma se pueden realizar esfuerzos de análisis de data y obtener información procesada para la toma de decisiones. Es importante destacar que los reportes diarios deben ser firmados por todas las partes del proyecto para ser válidos en una disputa.

9. Utilizar la tecnología disponible

Existen herramientas que facilitan enormemente la documentación en un proyecto. Desde aplicaciones dedicadas al manejo de documentación digital en dispositivos móviles y herramientas de análisis de datos o machine learning, hasta registros fotográficos con drones e imágenes en 360° y gestión BIM. Implementar estas herramientas representa un costo minúsculo en comparación con el beneficio de contar con más información disponible a la hora de tomar decisiones o resolver dudas.

10. ¡La información es poder en la gestión de proyectos!

Estos son algunos de los conceptos básicos que recomendamos a la hora de implementar mejoras en la gestión de la información en los proyectos. En otros posts estaremos conversando sobre algunos detalles adicionales y herramientas enfocadas a una gestión efectiva y eficiente de la información.